Datenschutzbestimmungen

Conference Partners International (nachstehend auch ‚wir‘, ‚uns‘ oder ‚unser‘), eingetragener Firmensitz in Suites 11-13, The Hyde Building, The Park, Carrickmines, D18 YX22, Republik Irland, ist ein professioneller Konferenzveranstalter (professional conference organiser, PCO) mit Betrieben und Tochtergesellschaften auf der ganzen Welt, der als Datenverarbeiter handelt.

Conference Partners International sammelt und verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit dieser Datenschutzerklärung und gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) (EU) 2016/679 sowie allen irischen Gesetzen und Vorschriften. Diese Erklärung informiert Sie über Ihre Rechte und Verpflichtungen in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten und erläutert im Detail, wie, warum und wann wir Ihre personenbezogenen Daten im Auftrag und mit der Zustimmung des einschlägigen Datenverantwortlichen sammeln und verarbeiten.

Diese Datenschutzerklärung soll Ihnen dabei helfen zu verstehen, wie wir Ihre Daten sammeln, verarbeiten und speichern, um die gesetzlichen Anforderungen in Verbindung mit den oben und in dieser Erklärung dargelegten einschlägigen Gesetzen zu erfüllen.

Wir haben im Rahmen der DSGVO-Verantwortlichkeiten von Conference Partners International ein internes Managementteam, das die Funktion des gesetzlich vorgeschriebenen Datenschutzbeauftragten (DSB) ausübt. Die Aufgabe dieses Teams als DSB besteht darin, die Richtlinien und Verfahren, die zur Sicherstellung der Einhaltung der DSGVO erforderlich sind, zu implementieren und aufrechtzuerhalten.

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung haben, kontaktieren Sie bitte das DSB-Team unter dataprotection@conferencepartnersinternational.de 

Wir weisen darauf hin, dass Links zu den Webseiten unserer Firmen- bzw. Kundenkonferenz- und Event-Webseiten an eigene Datenschutzerklärungen gebunden sind, für die Conference Partners International keine Verantwortung oder Haftung übernimmt.

1: UMFANG DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Die Anwendung dieser Datenschutzerklärung beschränkt sich auf alle, von Conference Partners International erbrachten Dienstleistungen, nicht jedoch auf die von Dritten angebotenen Dienstleistungen. Diese Datenschutzerklärung bezieht sich nicht auf die Informationen und Datenschutzmaßnahmen von Dritten, die eine Geschäftsfunktion in Verbindung mit bzw. im Auftrag von Conference Partners International ausüben.

2: UMFANG DES DATENSCHUTZES

Aufgrund der regulatorischen Anforderungen in Verbindung mit der DSGVO übt Conference Partners International seine Funktion als Datenverarbeiter im Einklang mit folgenden Grundsätzen aus:

  1. Alle personenbezogenen Daten werden lediglich für spezielle, eindeutige und rechtmäßige Zwecke gesammelt und verarbeitet.
  2. Alle personenbezogenen Daten werden auf rechtmäßige, faire und transparente Weise gesammelt und verarbeitet.
  3. Alle gesammelten und verarbeiteten personenbezogenen Daten sind zweckentsprechend, relevant und auf die Erfordernisse des Zweckes ihrer Verarbeitung beschränkt
  4. Alle gesammelten und verarbeiteten personenbezogenen Daten sind korrekt und auf dem aktuellen Stand.
  5. Alle gesammelten und verarbeiteten personenbezogenen Daten, die die Identifizierung eines Datensubjekts ermöglichen, werden nicht länger als für die Durchführung der Zwecke ihrer Verarbeitung erforderlich aufbewahrt.
  6. Die Sammlung und Verarbeitung sämtlicher personenbezogener Daten erfolgt mithilfe von geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen, u. a. Schutz der Integrität und Vertraulichkeit aller personenbezogenen Daten vor Diebstahl, rechtswidriger Verarbeitung und zufälliger Zerstörung, Beschädigung oder Einbuße.

3: ÜBERMITTLUNG VON DATEN

Conference Partners International ist weltweit tätig, und deshalb können die von uns gesammelten und verarbeiteten Daten an Orte außerhalb der Europäischen Union übermittelt und dort gespeichert werden. Außerdem können die von uns gesammelten Daten von Personen, Unternehmen und Einrichtungen, die für uns oder einen unserer Lieferanten tätig sind, verarbeitet werden. Diese Personen, Unternehmen oder Einrichtungen können u. a. an der Bearbeitung Ihrer Zahlungsdetails oder Visumanträge, der Erbringung von Unterstützungsdiensten sowie der Verarbeitung von Reise- und Unterkunftsregelungen beteiligt sein. Conference Partners International hat sich demzufolge verpflichtet sicherzustellen, dass Ihre Daten sicher und sachgerecht übermittelt werden.

4: SAMMLUNG UND VERARBEITUNG VON DATEN

Conference Partners International sammelt und verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten, um unsere vertraglichen, rechtlichen und gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen und Ihnen unsere Dienstleistungen zu erbringen. Wir sammeln weder überflüssige personenbezogene Daten, noch verarbeiten wir Daten auf andere Weise als in dieser Datenschutzerklärung festgelegt.

Wir können beispielsweise folgende personenbezogene Daten von Ihnen erheben:·

  • Ihren Namen
  • Ihr Geburtsdatum
  • Ihre private und geschäftliche E-Mail-Adresse
  • Ihre Arbeits- und Mobiltelefonnummern
  • Ihre Beschäftigungsdetails
  • Ihre Passdaten
  • Ihre Visa-Daten und -Berechtigung
  • Ihre Bankdetails, einschließlich Kreditkartendetails
  • Ihre Reise- und Unterkunftsdetails
  • Bestimmte‚ besondere Kategorien personenbezogener Daten‘, z. B. Ihr Geschlecht, religiöse Ernährungsbedürfnisse und Mobilitätsanforderungen

Conference Partners International sammelt und verarbeitet die oben genannten personenbezogenen Daten über verschiedene Kanäle, u. a:

  • Online-Anfrageformulare und Interessensanmeldungen
  • Konferenzanmeldeformulare
  • E-Mails
  • Telefon- und E-Mail-Anfragen und -Schriftwechsel
  • Lebensläufe und andere Angaben über Sie für spezifische Zwecke.
  • Informationen, die über unsere Webseite oder die Webseite einer Konferenz, für die wir als PCO agieren, erlangt wurden
  • Einzelheiten zu Ihren Besuchen unserer Webseite oder den Webseiten unserer Konferenzen, beschränkt auf Verkehrsdaten, Herkunftsland, Sprache sowie besuchte Seiten.

5: WIE WIR IHRE DATEN VERWENDEN (RECHTSGRUNDLAGE FÜR DIE VERARBEITUNG)

Conference Partners International verwendet Ihre Daten lediglich für den zum Zeitpunkt der Übermittlung Ihrer Daten angegebenen Zweck oder wie in dieser Datenschutzerklärung beschrieben. Wir werden Ihre Daten niemals ohne Ihre ausdrückliche und in voller Kenntnis der Sachlage gegebene Zustimmung offenlegen, verkaufen oder weitergeben, es sei denn, dies ist gesetzlich erforderlich. Wir bewahren Daten nur so lange wie erforderlich auf Data und Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.

Wir verwenden Ihre Daten, für die Sie Ihre Einwilligung erteilt haben, für folgende Zwecke:

  1. Verwaltung

              Dies umfasst u. a. die Aktualisierung und Erweiterung unserer eigenen Aufzeichnungen.

  2. Vertragliche Verpflichtungen
    Wir verwenden Ihre Daten, um unseren vertraglichen Verpflichtungen aus den zwischen uns und Ihnen eingegangenen Vereinbarungen zur Bereitstellung unserer von Ihnen ersuchten Dienstleistungen oder Informationen nachzukommen.
  3. Anmeldung und BuchungenUmfasst die Daten, die zur Anmeldung als Konferenzteilnehmer erforderlich sind, z. B. Unterkunft- und Reisebuchungen (einschließlich zur Erfüllung gesetzlicher Visumpflichten für bestimmte Nationalitäten). Dazu kann Conference Partners International die entsprechenden Daten an Dritte weitergegeben, u. a. an einschlägige Behörden und Regierungsstellen, Hotels, Fluglinien, Mietwagenfirmen, Reiseveranstalter und Transportanbieter. Diese Dritten können sowohl in Irland als auch in Ihrem eigenen Herkunftsland ansässig sein.
  4. Gesetzlich festgelegte Einhaltung der Steuervorschriften

           Wir sammeln und verarbieten Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen unserer gesetzlichen Verpflichtungen zu Steuer – und Buchführungszwecken.

  5. Beschäftigungszwecke
    Wir sammeln und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in Form Ihres Lebenslaufs in Verbindung mit einer Beschäftigungskampagne.
  6. Technische Daten 
    Wir verwendet anonymisierte technische Daten lediglich, um Statistiken zur Webseitennutzung (sowohl unserer eigenen Webseite als auch der Webseiten unserer Kundenkonferenzen) zu messen und zusammenzutragen. Dies wird in unserer nachstehenden Cookie-Richtlinie weiter erläutert.
  7. Sonstige Zwecke
    Conference Partners International kann Ihre personenbezogenen Daten soweit nach geltendem Recht (einschließlich der Gesetze außerhalb Ihres Wohnsitzlandes) erforderlich oder angemessen verwenden, um (1) auf Anfragen von öffentlichen oder staatlichen Behörden einzugehen, (2) Rechtswegen zu genügen, (3) unsere Geschäftsbedingungen durchzusetzen, (4) unsere Privatsphäre, unsere Rechte, unsere Sicherheit und unser Eigentum zu schützen, (5) es uns zu ermöglichen, alle verfügbaren Rechtsbehelfe geltend zu machen oder Schadens- und Haftungsansprüche gegen Conference Partners International zu begrenzen.Vorbehaltlich etwaiger einschlägiger Gesetze holt Conference Partners International vor der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten zu anderen Zwecken als den hierin festgelegten Ihre Zustimmung ein.

6: OFFENLEGUNG IHRER DATEN

Conference Partners International wird Ihre personenbezogenen Daten ohne Ihre Zustimmung weder weitergeben noch offenlegen, außer zu den in dieser Datenschutzerklärung festgelegten Zwecke oder wenn dies gesetzlich erforderlich ist. Wir können Ihre Daten zwar an einschlägige Dritte wie hierin dargelegt übermitteln, aber alle Drittverarbeiter, die in unserem Auftrag handeln, tun dies im Einklang mit dieser Datenschutzerklärung, auf unsere Anweisung und in Übereinstimmung mit allen einschlägigen Datenschutzgesetzen.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch ohne weitere Zustimmung offenlegen, sofern bestimmte Umstände vorliegen, zum Beispiel:

  • An unsere Lieferanten, Partner oder Subunternehmer, um uns die Erfüllung etwaiger vertraglicher Verpflichtungen Ihnen gegenüber zu ermöglichen

Wenn wir verpflichtet sind, Ihre personenbezogenen Daten weiterzugeben oder offenzulegen, um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen oder um eine Vereinbarung oder unsere Geschäftsbedingungen durchzusetzen oder zu schützen

Conference Partners International wird Ihre Daten niemals an Dritte veräußern.

7: SPEICHERUNG IHRER DATEN 

Die Daten, die wir über Sie sammeln und verarbeiten, können an einen Ort außerhalb der Europäischen Union übermittelt und dort gespeichert werden. Dies kann die Verarbeitung durch Personen, Unternehmen und Einrichtungen außerhalb der Europäischen umfassen, die für uns oder einen unserer Lieferanten tätig sind und die u. a. an der Bearbeitung Ihrer Zahlungsdetails, der Bearbeitung von Unterkunfts- und Reisedetails oder der Bereitstellung von Unterstützungsdiensten beteiligt sind. Durch die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an uns erklären Sie sich mit dieser Übermittlung, Speicherung und Verarbeitung einverstanden. Conference Partners International ergreift alle angemessenen Schritte, um sicherzustellen, dass Ihre Daten sicher, ethisch und im Einklang mit dieser Datenschutzerklärung behandelt werden.

8: DAUER DER SPEICHERUNG

Personenbezogene und allgemeine Daten werden unter Beachtung der Bereitstellung unserer Dienste und im Einklang mit allen geltenden gesetzlichen Regelungen so lange wie begründet erforderlich aufbewahrt. Conference Partners International bewahrt personenbezogene und allgemeine Daten bis zu 5 Jahre und Bewerbungen und Lebensläufe bis zu 13 Monate auf. Diese Richtlinie wirkt sich nicht auf Ihr Recht aus, Ihre Daten durch Kontaktaufnahme mit unserem DPO unter dataprotection@conferencepartnersinternational.de löschen zu lassen.

9: DATENSICHERHEIT 

Conference Partners International nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst und ergreift alle angemessenen Vorkehrungen und Maßnahmen, um sie vor unbefugtem Zugriff, zufälligen oder rechtswidrigen Offenlegungen, Verlust, Zerstörung oder Manipulation zu schützen. Wir legen einen mehrschichtigen Sicherheitsansatz zu Grunde, einschließlich physischer Sicherheit, Zugriffskontrollen, IT-Sicherheit, SSL-Verschlüsselung und Authentifizierungsprotokollen. Wir können jedoch nicht die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten garantieren und übernehmen deshalb diesbezüglich keine Haftung.

Lediglich befugte Mitarbeiter von Conference Partners International sowie autorisierte dritte Personen, Unternehmen und Einrichtungen haben Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten. Alle Mitarbeiter von Conference Partners International, die Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten haben, sind vertraglich an unsere Vertraulichkeitsregelungen gebunden.

10: IHRE RECHTE

Die DSGVO verleiht Ihnen folgende Rechte:

  • Das Recht, Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten zu verlangen
  • Das Recht, im Fall von Fehlern die Berichtigung Ihrer Daten zu verlangen
  • Das Recht, die Bearbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken
  • Das Recht, der Bearbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen
  • Das Recht auf Übertragbarkeit Ihrer Daten, soweit anwendbar
  • Das Recht, eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde Ihres Landes einzureichen

Des Weiteren können Sie die Löschung Ihrer von Conference Partners International gehaltenen Daten ersuchen, mit Ausnahme von Daten, die wir zu rechtlichen oder legitimen Geschäftszwecken aufbewahren  müssen.

Conference Partners International verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten lediglich in Übereinstimmung mit den einschlägigen Datenschutzgesetzen und dieser Datenschutzerklärung. Wenn Sie eine Beschwerde in Verbindung mit Ihren Daten einreichen möchten, sind Sie berechtigt, dies bei Conference Partners International per E-Mail an dataprotection@conferencepartnersinternational.de und/oder bei der Datenschutzbehörde Ihres Landes zu tun.

10: ZUGANG ZU INFOMATIONEN

Sie haben sowohl aufgrund der DSGVO als auch der einschlägigen lokalen Datenschutzgesetze das Recht auf Zugang zu den über Sie gehaltenen Informationen. Sie können eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten per E-Mail an dataprotection@conferencepartnersinternational.de anfordern.

11: IHRE PFLICHTEN

Damit wir Ihre personenbezogenen Daten korrekt und in Übereinstimmung mit der DSGVO und den lokalen Gesetzen sammeln und verarbeiten können, sind Sie verpflichtet sicherzustellen, dass die von ihnen bereitgestellten Daten:

  1. richtig
  2. korrekt
  3. auf dem aktuellen Stand
  4. wahrheitsgetreu
  5. in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen sind

Sie sind nicht verpflichtet, Conference Partners International Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen. Da diese Daten jedoch erforderlich sind, damit wir Ihnen unsere Dienstleistungen erbringen und bestimmte rechtliche Anforderungen erfüllen können, können wir Ihnen diese Dienstleistungen nicht ohne diese Daten erbringen, und wir müssen verhindern, dass wir aufgrund Ihrer Handlungen/Unterlassung gegen rechtliche Anforderungen verstoßen.

12: COOKIES

Einige unserer Webseiten verwenden Cookies und andere Tracking-Technologien. Indem Sie weiter auf unserer Webseite navigieren oder die Cookie-Anzeige schließen, stimmen Sie der Verwendung von Cookies zu. Ein Cookie ist eine von einer Webseite generierte kleine Textdatei, die Sie als Nutzer der Webseite identifiziert und die dazu benutzt werden kann, Informationen zu Ihrer Webseitenaktivität zu sammeln oder bereits von einem Web-Anwender bereitgestellte personenbezogene Daten abzurufen. Die meisten Webbrowser ermöglichen es Ihnen, Cookies zu kontrollieren, z. B. zu entscheiden, Cookies von einer Webseite anzunehmen oder nicht, und wie diese entfernt werden.

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Weitere Informationen zu Cookies und ihrer Handhabung finden Sie auf www.aboutcookies.org.

13: ÄNDERUNGEN AN UNSERER DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Änderungen an dieser Datenschutzerklärung werden auf dieser Seite bekannt gegeben. Änderungen können in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Datenschutzbestimmungen und Gesetzen zum Schutz des Persönlichkeitsrechts vorgenommen werden. Ihre weitere Nutzung unserer Webseite oder der Konferenz- oder Event-Webseiten unserer Kunden gilt als Annahme solcher Änderungen.

14: KONTAKT

Fragen, Wünsche oder Kommentare zu dieser Datenschutzerklärung können an den DSB unter dataprotection@conferencepartnersinternational.de gerichtet werden.

Zuletzt geändert, Mai 2018

 

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